Sob o atual cenário de incerteza económica e forte concorrência, as pequenas empresas que não utilizam tecnologia e ferramentas digitais arriscam ficar para trás.
Por exemplo, implementar software de gestão de serviços em campo (GSC) aumenta a produtividade e reduz custos operacionais. Naturalmente, as pequenas empresas que adotam esta tecnologia terão uma vantagem sobre a concorrência.
Aqui, exploraremos oito benefícios chave do software de gestão de serviços em campo para pequenas empresas.
Vantagens do Software de Gestão de Serviços em Campo para Pequenas Empresas
Seguem-se as principais vantagens que a sua pequena empresa pode obter ao implementar software de gestão de serviços em campo.
1. Aumentar a Produtividade
A gestão de uma pequena empresa acarreta vários desafios. Tarefas como gerir manualmente horários ou registar informação de clientes em folhas de Excel consomem imenso tempo, o que faz a sua gestão de serviços em campo ineficiente.
Essas ineficiências resultam em erros e má comunicação, abrandam o serviço ao cliente e as operações comerciais e contribuem para o burnout da sua equipa. Dada a atual escassez de mão-de-obra qualificada, perder colaboradores é um enorme problema para pequenas empresas.
Além disso, utilizar métodos manuais, como agendas em papel e cadernos, aumenta o risco de perder informações importantes. O software de GSC ajuda as empresas a evitar estes problemas e aumenta a eficiência. Digitalizar informação de serviços e clientes para que os seus colaboradores possam acompanhar e aceder rapidamente à informação é outra vantagem deste software.
Em suma, software de GSC aumenta a produtividade porque permite que as suas equipas concluam mais tarefas em menos tempo, gerando maiores receitas.
2. Reduzir Custos Operacionais
O software de gestão de serviços reduz custos operacionais, permitindo que as pequenas empresas maximizem os seus lucros. Recolher dados de cada serviço permite aos proprietários de empresas e gestores financeiros identificar áreas de lucro e perda para que possam efetuar cortes de gastos estratégicos onde necessário.
Por exemplo, o software de GSC pode ajudá-lo a identificar quais materiais são mais rentáveis e garantir uma alocação otimizada do tempo de cada equipa. Ter este tipo de informações valiosas permite-lhe tomar decisões inteligentes que melhoram a rentabilidade da sua empresa.
3. Aumentar a Eficiência Operacional
Assegurar que os processos decorrem sem percalços é crucial para melhorar a eficiência comercial e reduzir custos. Pequenas empresas que necessitam de gestão de serviços em campo utilizam frequentemente folhas de cálculo, um método económico mas propenso a erros — aproximadamente 88% das folhas de cálculo contêm erros.
O software de GSC automatiza processos, eliminando papelada e poupando inúmeras horas anteriormente gastas em tarefas manuais. Assim, a sua equipa será capaz de monitorizar operações eficazmente e sem atrasos.
4. Melhorar a Experiência do Cliente
Assegurar um serviço rápido, fiável e consistente ao longo da jornada do cliente é essencial para garantir a satisfação, incentivar o cliente a escolher os seus serviços novamente e gerar receitas constantes.
O software de GSC facilita a comunicação contínua com os clientes desde o contacto inicial até à faturação final. Além disso, os seus colaboradores podem fornecer atualizações em tempo real no terreno, garantindo clareza nos termos de pagamento e na faturação enquanto o próprio trabalho decorre. Isto mantém tanto a equipa no terreno quanto a do escritório em sincronia, aprimorando a experiência do cliente em cada passo.
5. Otimizar o Agendamento de Trabalho
Mesmo que tenha uma equipa pequena, o agendamento manual é desnecessariamente moroso. O software de gestão de serviços em campo torna-o rápido e fácil. Com esta ferramenta digital, poderá acelerar o processo de atribuição dos colaboradores certos a cada trabalho, considerando equipamento, localização e disponibilidade do técnico.
Adicionalmente, este software torna fácil agrupar colaboradores em equipas, agendar serviços em massa e acompanhar serviços no terreno ao longo do dia. Essencialmente, as soluções de GSC reduzem o tempo que precisa de dedicar à organização de técnicos e à triagem de documentos.
6. Tornar a Faturação Mais Rápida e Eficiente
O software de GSC utiliza ferramentas de faturação para ajudar pequenas empresas a recolher pagamentos rapidamente após a conclusão de trabalhos. Esta solução digital possibilita a faturação automática para trabalhos recorrentes, preenche automaticamente as faturas ao extrair informações de custos de documentos e integra-se perfeitamente com software de contabilidade para dados financeiros precisos.
Algumas soluções até permitem que os técnicos criem e enviem faturas no local. Este processo poupa tempo à equipa e assegura a entrega rápida de faturas aos clientes, acelerando o processo de pagamento.
7. Monitorizar Técnicos de Serviço de Campo em Tempo Real
Monitorizar a equipa de campo com chamadas telefónicas e anotações em papel ou Excel é propenso a erros e muitíssimo ineficiente. Com software de GSC, os técnicos de campo podem verificar com facilidade os seus horários e fornecer atualizações em tempo real diretamente do local onde decorre o serviço, utilizando um tablet ou telemóvel.
Além disso, os técnicos de campo podem atualizar o progresso do trabalho no local ao longo do dia — estas atualizações são enviadas de volta para o escritório em minutos. Tudo isto é feito com uma simples aplicação num smartphone.
8. Armazenar e Aceder ao Histórico do Cliente
O software de gestão de serviços em campo centraliza todas as informações do cliente numa única plataforma. Poder aceder facilmente a uma lista abrangente de toda a sua base de clientes torna simples verificar atualizações e alterações, incluindo detalhes como preços especiais, informações de contacto e moradas. Além de aumentar a eficiência, a catalogação digital dos dados dos clientes reduz o risco de erros humanos.
Assegure o Sucesso da Sua Pequena Empresa com Software de GSC
Adotar novas tecnologias e alterar processos empresariais pode parecer intimidante, mas os benefícios superam amplamente as desvantagens. O software de gestão de serviços em campo ajuda as pequenas empresas a optimizar o uso dos seus recursos e a aumentar a produtividade, levando a maior lucro.
Mesmo nesta altura de incerteza económica, utilizar software de GSC garantirá que a sua pequena empresa não só sobrevive mas prospera.
